Техническая помощь главному врачу в организации его рабочего места, рабочего времени, подготовке служебных документов, Учет и регистрация входящей и исходящей корреспонденции Представление главному врачу в установленные часы всю входящую корреспонденцию, после ее предварительной регистрации, а также подготовленные документы и материалы на подпись. Передавать документы в соответствии с резолюцией руководителя на исполнение и контролировать срок выполнения. Вести специальные отдельные журналы для входящей, исходящей корреспонденции, телефонограмм, документов. Вести книгу приказов предварительно прошнуровав ее, пронумеровав листы и скрепив печатью и подписью главного врача знакомить упомянутых сотрудников с данным приказом, обеспечивать главному врачу прием посетителей только в установленные для этого часы. Регулировать обращения посетителей поликлиники и сотрудников к главному врачу, выяснять причины их обращения, в случае необходимости направлять их к должностным лицам, решающим эти вопросы. Выяснять у лиц, вызывающих главного врача по телефону, их фамилию, организацию и причины обращения; если интересующий вопрос является служебной компетенцией заместителя главного врача заведующего отделением, регистратуры и др., разъяснять это обратившемуся. Записывать в отсутствие главного врача фамилии и телефоны лиц, звонивших ему, с последующим докладом руководителю. Принимать и передавать телефонограммы, четко записывая их в журнале, с указанием даты, часа приема и фамилии передавшего. Обеспечивать подготовку совещаний, оповещение участников Подшивать дела, законченные делопроизводством. Отправлять исходящую корреспонденцию по почте или через курьера. Печатать необходимые материалы и текущую корреспонденцию для руководителя. Давать устные справки о документах, находящихся на исполнении. Обеспечивать свое рабочее место необходимой информацией о времени работы кабинетов и служб, номерами внутренних телефонов, а также телефонов лечебно-профилактических, учреждений, административно-хозяйственных служб. |